Sơ đồ quy trình có thể giúp chủ doanh nghiệp hiểu rõ hơn về cách thực hiện và nắm được tiến độ công việc. Sử dụng phần mềm vẽ sơ đồ quy trình là một bước phổ biến trong các phương pháp cải tiến quy trình. Bạn có thể hưởng lợi từ việc sử dụng nó. Bởi thông qua phần mềm bạn có thể mô tả cách thực hiện một quy trình mới hoặc đã thay đổi. Dưới đây là các cách giúp bạn làm việc hiệu quả với phần mềm này.
Nắm bắt các thông tin cơ bản
Thông thường, để sự dụng tốt phần mềm vẽ sơ đồ quy trình bạn nên nắm bắt thông tin về cách một quy trình hiện đang được thực hiện. Yêu cầu nhân viên liệt kê các bước của họ theo thứ tự và giải thích bất kỳ tình huống nào có thể khiến họ thay đổi các bước. Quan sát quá trình và ghi lại những gì đang được thực hiện và cách nó được thực hiện. Tập hợp nhân viên lại với nhau và xem xét lại các thông tin đã thu thập. Nhằm yêu cầu thêm chi tiết và làm rõ bất kỳ lỗ hổng hoặc sai lệch nào.
Nắm bắt thông tin của quy trình làm việc trong doanh nghiệp
Sử dụng các ký hiệu với phần mềm vẽ sơ đồ quy trình
Sử dụng các ký hiệu vẽ sơ đồ quy trình tiêu chuẩn để bất cứ ai cũng quen thuộc với các quy ước. Và đều có thể đọc sơ đồ và hiểu cơ bản về quy trình của bạn. Ví dụ như, hình chữ nhật đại diện cho một bước quy trình cơ bản. Thường là một hành động đơn lẻ mà một người hoặc một máy thực hiện. Sử dụng hình thoi để biểu thị một quyết định hoặc điểm lựa chọn. Trong đó, bước tiếp theo phụ thuộc vào một điều kiện cụ thể. Các hình dạng khác biểu thị điểm bắt đầu và điểm kết thúc.
Sử dụng các ký hiệu trong phần mềm vẽ sơ đồ quy trình theo quy ước chung
Thể hiện các bước vẽ theo đúng quy trình
Nên bắt đầu sơ quy trình bằng cách đặt bước đầu tiên ở phía trên bên trái của bố cục phần mềm. Bạn có thể đặt trước nó bằng một hình chữ nhật tròn cho biết sự bắt đầu của một quá trình. Gắn nhãn mỗi bước bằng một cụm từ ngắn gọn mô tả hành động được thực hiện. Và kết nối các bước của quy trình bằng cách sử dụng một dòng có mũi tên ở cuối. Để biểu thị hướng tiến trình của quy trình.
Áp dụng các bước vẽ theo quy trình hợp lý
Phân tích quy trình qua phần mềm vẽ sơ đồ quy trình
Khi xem lại sơ đồ quy trình, hãy để ý các dấu hiệu kém hiệu quả, chẳng hạn như làm lại, tắc nghẽn và khả năng xảy ra lỗi. Ngoài ra, hãy chú ý khi nhân viên chỉ ra rằng một bước quy trình được thực hiện khác nhau. Bởi những người khác nhau hoặc trong những hoàn cảnh nhất định. Và hãy đảm bảo rằng điều này bổ sung giá trị cho quy trình của bạn. Thay vì tăng thêm độ phức tạp và giảm tiêu chuẩn hóa. Đừng quên yêu cầu các cá nhân thực hiện quy trình xem lại bản đồ quy trình để xác nhận rằng nó là chính xác.
Tham khảo: Business Process Modeling là gì? Lợi ích như thế nào đối với doanh nghiệp?
Thông tin trên chúng tôi đã cung cấp đến bạn cách để làm việc với sơ đồ quy trình thông qua phần mềm vẽ sơ đồ quy trình. Để hiểu rõ hơn và áp dụng vào doanh nghiệp được hiệu quả, bạn hãy liên hệ với 3S theo thông tin dưới đây nhé.
Hãy để chúng tôi giúp bạn!
Công ty 3S với bề dày kinh nghiệm hơn 21 năm, cung cấp và triển khai Giải pháp phần mềm ERP sẽ giúp giải quyết khó khăn cho doanh nghiệp bạn.
