Thời đại 4.0 với sự phát triển của công nghệ thông tin, ngày càng có nhiều phần mềm ra đời. Trong đó, phần mềm vẽ sơ đồ tổ chức mang lại rất nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp. Thông qua đó, có thể vẽ nên một sơ đồ toàn cảnh về mọi hoạt động của doanh nghiệp.
Vậy làm sao để làm việc hiệu quả với phần mềm này, hãy cùng theo dõi bài viết dưới đây để được biết rõ nhé.
Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm vẽ sơ đồ tổ chức?
Là chủ doanh nghiệp, bất kỳ ai cũng muốn hợp lý hóa các quy trình trong doanh nghiệp. Đồng thời, có thể giúp nhân viên tăng năng suất và nâng cao doanh số bán hàng. Một công cụ mà bạn nên xem xét nhằm hỗ trợ hoạt động này được hiệu quả đó chính là phần mềm vẽ sơ đồ tổ chức. Nó sẽ giúp bạn biểu diễn toàn bộ tổ chức bằng hình ảnh hoặc đồ họa. Việc sử dụng sơ đồ được áp dụng rất nhiều trong các ngành công nghiệp. Chẳng hạn như giải trí, kỹ thuật, khoa học vật lý và lập trình máy tính. Mục đích là truyền đạt cách thức hoạt động hoặc nên hoạt động của một quy trình mà không có bất kỳ thuật ngữ kỹ thuật khó hiểu nào. Công dụng chính của sơ đồ tổ chức chính là:
Phần mềm vẽ sơ đồ tổ chức đem lại lợi ích gì cho doanh nghiệp?
Xác định quy trình làm việc: Một trong những phương pháp được sử dụng và quan trọng nhất của phần mềm vẽ sơ đồ là mô tả thông qua hình ảnh cách một quy trình được thực hiện từ đầu đến cuối. Sơ đồ tổ chức thường được sử dụng trong đào tạo để ghi lại quy trình hiện có. Hoặc để đánh giá hiệu quả của quy trình đó.
Đánh giá thời gian của nhiệm vụ: Một mục đích quan trọng khác của sơ đồ là xác định mất bao lâu để hoàn thành mỗi nhiệm vụ trong một quy trình cụ thể. Điều này đặc biệt hữu ích khi bạn đang phân tích các nhiệm vụ và quy trình theo định hướng thời hạn.
Khắc phục sự cố và khắc phục sự cố: Rất khó để sửa các lỗi và sự cố trong quy trình làm việc, nếu bạn không biết điều gì đã xảy ra. Cũng như nó đã sai ở giai đoạn nào trong quy trình. Đó là lý do tại sao tìm hiểu nguyên nhân để khắc phục sự cố là một mục đích quan trọng khi sử dụng phần mềm vẽ sơ đồ tổ chức.
Tham khảo: Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm vẽ sơ đồ online?
Các vấn đề cần quan tâm khi bắt đầu với phần mềm vẽ sơ đồ tổ chức
Xem xét hệ thống phân cấp tổ chức và hợp lý hóa các mối quan hệ
Bạn nên xem xét hệ thống phân cấp tổ chức và hợp lý hóa các mối quan hệ báo cáo nhiều nhất có thể. Và đưa ra quyết định xem sẽ liệt kê theo tên chuỗi như thế nào. Trong một tổ chức nhỏ, bạn có thể xác định vai trò và có thể để tên từng người đang phụ trách vai trò đó. Nếu điều này khiến cho biểu đồ trông lộn xộn, thì hãy xem xét chỉ thêm tên những người chủ chốt và các nhóm mà họ chịu trách nhiệm theo tên bộ phận hoặc khu vực chức năng.
Phân cấp tổ chức hiệu quả với phần mềm vẽ sơ đồ
Tạo một hộp hình chữ nhật cho mỗi mục trên sơ đồ
Khi tạo các hình hộp chữ nhật nên thiết kế có cùng kích thước và kiểu dáng. Để làm cho biểu đồ trông nhất quán và có tổ chức hoặc biểu thị phân cấp một cách trực quan bằng việc sử dụng các hình chữ nhật lớn hơn cho các chức năng hoặc vị trí cấp cao hơn. Không nên trộn và kết hợp nhiều hình dạng và kích thước bởi nó sẽ khiến sơ đồ trở nên lộn xộn và khó hiểu.
Quyết định thông tin cần đưa vào mỗi ô trên sơ đồ
Ví dụ như bạn có thể muốn liệt kê chức danh chính thức, tên nhân viên, nhiệm vụ hoặc trách nhiệm, số vị trí và thông tin liên hệ. Ngoài ra, hãy lập các biểu đồ riêng biệt nếu thông tin sẽ dẫn đến việc các hộp xuất hiện quá nhiều.
Chọn một phương pháp nhất quán để mô tả từng mối quan hệ
Chọn các dòng liền nhau cho các báo cáo trực tiếp và các dòng có dấu chấm cho các báo cáo gián tiếp. Đồng thời, đánh dấu các mối quan hệ ngang hàng với các đường ngang giữa mỗi hộp. Tránh nhiều đường giữa mỗi hộp, cũng như các đường chéo hoặc lượn sóng. Một trang phức tạp với quá nhiều dòng là dấu hiệu cho thấy bạn cần cô đọng biểu đồ. Hoặc tạo các biểu đồ riêng biệt cho một số bộ phận hoặc mối quan hệ nội bộ nhất định.
Chọn phương pháp nhất quán để mô tả được các mối quan hệ
Định dạng biểu đồ một cách thích hợp
Nên sử dụng phông chữ doanh nghiệp đơn giản ở kích thước có thể đọc được. Không nên lạm dụng màu sắc, tô bóng và tô sáng. Có thể thấy biểu đồ đen trắng dễ nhìn hơn. Tránh các biểu đồ bị lệch và không đồng đều. Thay vào đó, hãy định dạng các hộp để chúng cân đối.
Hiểu được tầm quan trọng cũng như cách làm việc hiệu quả với phần mềm vẽ sơ đồ tổ chức có thể giúp doanh nghiệp của bạn hoạt động ở mức cao nhất. Do đó, nếu bạn đang cần một giải pháp phần mềm vẽ sơ đồ cho doanh nghiệp, hãy liên hệ ngay với 3S để được hỗ trợ nhé.
Hãy để chúng tôi giúp bạn!
Công ty 3S với bề dày kinh nghiệm hơn 21 năm, cung cấp và triển khai Giải pháp phần mềm ERP sẽ giúp giải quyết khó khăn cho doanh nghiệp bạn.
