Hiện nay, công nghệ ngày càng phát triển, sử dụng phần mềm vẽ sơ đồ trong các doanh nghiệp đã không còn là điều quá xa lạ. Tuy nhiên, để xây dựng được một lưu đồ quy trình chính xác và logic thì không hề đơn giản. Nhất là đối với những doanh nghiệp có nhiều quy trình vận hành liên kết với nhau. Bài viết dưới đây, 3S sẽ chia sẻ đến bạn 3 bước vẽ lưu đồ quy trình trên phần mềm.
Xác định rõ những lưu đồ quy trình cần vẽ
Việc sử dụng phần mềm vẽ sơ đồ chỉ có ý nghĩa khi doanh nghiệp thực sự cần tới nó. Với mục đích tiếp tục hoạt động, tăng trưởng kinh doanh, mở rộng quy mô,… Nếu bạn mong muốn doanh nghiệp mình sở hữu trình tự các bước thành một quy trình nghiệp vụ hoàn chỉnh thì bạn cần có lưu đồ.
Xác định lưu đồ quy trình cần được vẽ
Ngoài ra, nếu bạn muốn tham gia vào giai đoạn chuyển đổi số kế tiếp thì hãy chuẩn bị trước thật kỹ bản lưu đồ và các hướng dẫn liên quan.
Thu thập chính xác các thông tin về cách quy trình hoạt động
Bạn cần tìm hiểu để biết rõ hơn tất cả các thông tin chi tiết có liên quan đến mọi quy trình nếu muốn vẽ được một lưu đồ quy trình chuẩn xác. Mọi chi tiết dù nhỏ nhất cũng cần phải quan tâm tới:
Tập hợp những thông tin quan trọng
- Mục đích sử dụng phần mềm vẽ sơ đồ quy trình này là gì?
- Quy trình bao gồm bao nhiêu bước?
- Ai là người phụ trách các bước thực hiện này?
- Có vấn đề nào chệch khỏi một quy trình chuẩn hay không?,…
Để thực sự hiểu được tận sâu bên trong vấn đề và tất cả khả năng có thể xảy ra của một quy trình, bạn tham khảo ý kiến nhân viên trực tiếp làm việc tại quy trình đó.
Tiến hành vẽ lưu đồ quy trình với phần mềm vẽ sơ đồ
Khi bạn đã thu thập đủ các thông tin về cách một quy trình hoạt động trên thực tế, tiếp theo sẽ vẽ lại chúng thành lưu đồ. Bạn có thể vẽ lưu đồ quy trình cho doanh nghiệp theo 2 cách khác nhau với phần mềm vẽ sơ đồ:
Tiến hành vẽ trên phần mềm
- Dùng các công cụ để vẽ “digital flowchart” trên thiết bị.
- Dùng phần mềm quản lý quy trình nghiệp vụ (Business Process Management Software – BPMS). BPMS không chỉ đơn thuần một phần mềm vẽ lưu đồ, mà chúng còn có thể thiết lập và tự động hóa mọi quy trình nghiệp vụ.
Tham khảo: Công cụ nào được sử dụng trong phần mềm vẽ quy trình?
Sử dụng phần mềm vẽ sơ đồ là cách tốt nhất tiết kiệm thời gian, mang lại hiệu quả quản lý doanh nghiệp. Hi vọng rằng, bài viết này sẽ giúp ích cho bạn trong việc vận dụng vẽ sơ đồ quy trình.
Hãy để chúng tôi giúp bạn!
Công ty 3S với bề dày kinh nghiệm hơn 21 năm, cung cấp và triển khai Giải pháp phần mềm ERP sẽ giúp giải quyết khó khăn cho doanh nghiệp bạn.
