EPICOR ECM SỐ HÓA TÀI LIỆU CHO NGÀNH NHỰA

Ngành nhựa vốn là một trong những ngành sản xuất có tốc độ tăng trưởng cao và chuỗi cung ứng phức tạp. Theo báo cáo từ Grand View Research, thị trường nhựa toàn cầu được ước tính đạt 609,01 tỷ USD vào năm 2022 và dự kiến sẽ tăng trưởng với tốc độ CAGR 3,9% từ năm 2023 đến năm 2030, đạt 824,46 tỷ USD vào năm 2030. Sự mở rộng mạnh mẽ này không chỉ kéo theo nhu cầu sản xuất và thương mại tăng cao mà còn tạo ra một khối lượng chứng từ khổng lồ cần được xử lý, lưu trữ và kiểm soát chặt chẽ.

Trong bối cảnh đó, mỗi đơn hàng – dù là nội địa hay xuất khẩu – đều đi kèm hàng loạt chứng từ như hóa đơn VAT, hợp đồng mua bán, phiếu giao hàng, biên bản nghiệm thu, phiếu thu/chi, và tài liệu kiểm tra chất lượng. Do đó, việc quản lý một lượng lớn chứng từ này bằng phương thức thủ công truyền thống không chỉ gây khó khăn trong việc lưu trữ và truy xuất thông tin, mà còn tiềm ẩn nhiều rủi ro như thất lạc tài liệu, sai sót trong xử lý và mất thời gian kiểm tra khi có yêu cầu kiểm toán.

Những tiềm ẩn rủi ro trong quản lý tài liệu

Mặc dù đang trong quá trình chuyển đổi số, nhiều doanh nghiệp ngành nhựa vẫn duy trì cách thức quản lý tài liệu rời rạc, kết hợp giữa lưu trữ giấy, file Excel rải rác và các phần mềm đơn lẻ không tích hợp.

Cách tiếp cận này dẫn đến một số vấn đề nghiêm trọng trong việc quản lý tài liệu, gây ra nhiều hệ lụy cho hoạt động doanh nghiệp:

Thiếu kiểm soát vòng đời tài liệu: Tài liệu phân tán giữa các phòng ban khiến việc tìm kiếm, đối chiếu và truy xuất thông tin trở nên mất thời gian và dễ sai sót.
Tăng rủi ro trong kiểm toán và tuân thủ: Khi tài liệu bị thất lạc, sai lệch hoặc lưu trữ không đúng chuẩn, doanh nghiệp đối mặt với nguy cơ bị xử phạt khi có yêu cầu kiểm toán hoặc thanh tra thuế.
Thiếu minh bạch trong quy trình phê duyệt: Việc duyệt chứng từ qua email hoặc giấy tờ thủ công dễ bị bỏ sót bước, thiếu rõ ràng trong xác định trách nhiệm và làm chậm tiến độ xử lý.

Hình ảnh minh họa. Nguồn: Epicor.com

Epicor ECM (ECM DocStar) – Nền tảng quản lý tài liệu toàn diện

Epicor ECM (DocStar) là giải pháp phần mềm quản lý tài liệu điện tử, giúp doanh nghiệp ngành nhựa tự động hóa và tối ưu hóa việc lưu trữ, tra cứu và phê duyệt chứng từ. Với Epicor ECM, doanh nghiệp không chỉ đơn thuần lưu trữ tài liệu mà còn kiểm soát toàn bộ quy trình tài liệu, từ việc xuất hóa đơn đến khi chuẩn bị cho kiểm toán nội bộ.

1. Lưu trữ tập trung, số hóa toàn bộ tài liệu

Toàn bộ chứng từ như hóa đơn, hợp đồng, phiếu giao hàng hay biên bản nghiệm thu được số hóa và lưu trữ trên một nền tảng duy nhất, giúp loại bỏ sự phân mảnh dữ liệu và đảm bảo truy xuất nhanh chóng khi cần thiết.

2. Tích hợp chặt chẽ với hệ thống Epicor ERP

Epicor ECM kết nối trực tiếp với hệ thống ERP của doanh nghiệp, giúp đồng bộ dữ liệu liên phòng ban và giảm thiểu thao tác thủ công. Nhân viên có thể tra cứu thông tin chỉ trong một nền tảng, nâng cao hiệu suất làm việc.

3. Tự động hóa quy trình phê duyệt tài liệu

Hệ thống cho phép thiết lập luồng phê duyệt linh hoạt theo vai trò hoặc phòng ban. Tài liệu được chuyển tự động đến đúng người duyệt, đảm bảo tính minh bạch và rút ngắn thời gian xử lý.

4. Tìm kiếm thông minh, truy xuất tức thì

Người dùng có thể tra cứu tài liệu theo từ khóa, mã hợp đồng hoặc số hóa đơn chỉ trong vài giây, thay vì mất hàng giờ để lục tìm trong kho giấy hoặc email.

5. Quản lý truy cập linh hoạt, bảo mật cao

Phân quyền truy cập theo từng vị trí hoặc dự án, giúp kiểm soát ai được xem tài liệu nào. Điều này không chỉ đảm bảo bảo mật mà còn giảm rủi ro rò rỉ thông tin nội bộ.

6. Sẵn sàng cho kiểm toán và thanh tra thuế

Tài liệu được lưu trữ theo chuẩn quy định, có thể dễ dàng trích xuất báo cáo đầy đủ và chính xác. Doanh nghiệp sẵn sàng đối mặt với các kỳ kiểm toán mà không bị động hay thiếu sót.

Với sự tăng trưởng mạnh mẽ của ngành nhựa và các quy định ngày càng khắt khe về quản lý tài liệu, Epicor ECM chính là chìa khóa giúp doanh nghiệp nâng cao năng suất, giảm thiểu rủi ro pháp lý và chuẩn bị tốt hơn cho các cuộc kiểm toán.

3S Software Co., Ltd.

Công ty 3S đang là đối tác hàng đầu và lâu năm nhất tại Việt Nam của Công ty Phần mềm Epicor (Mỹ) từ năm 2004, một trong 5 Nhà cung cấp giải pháp phần mềm Quản lý doanh nghiệp lớn nhất trên toàn cầu. 3S không chỉ mang đến một phần mềm hay một chương trình cho khách hàng, mà mang đến một giải pháp quản lý tổng thể, linh hoạt phù hợp với quy mô của từng doanh nghiệp. Cùng với việc tuân thủ Phương pháp luận triển khai dự án Epicor Signature sẽ giúp doanh nghiệp tăng hiệu quả sản xuất và cải thiện lợi nhuận với mức chi phí rất hợp lý. 3S tin rằng sẽ luôn mang đến sự hài lòng nhất cho các Khách hàng.