ERP là một giấc mơ mà rất nhiều Doanh nghiệp hướng đến trong thời đại áp dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý kinh doanh. Nhưng vấn đề đặt ra là: Làm sao để triển khai ERP? Lựa chọn nhà cung cấp nào? Ngân sách ra sao? Thời gian dự án thế nào? Nguồn lực bao gồm những gì? Làm sao để đảm bảo dự án ERP được thành công?

Rất nhiều câu hỏi cần phải được trả lời trước khi Doanh nghiệp tiến hành áp dụng hệ thống ERP. Thành công nhiều nhưng thất bại cũng không ít.

Bài viết sẽ góp phần giúp Doanh nghiệp bước đầu có được cái nhìn cần thiết trước khi triển khai dự án ERP.

Tìm hiểu thêm: Các nguyên nhân thất bại của Dự Án ERP

1. Đánh giá nhu cầu trong Doanh nghiệp

Câu hỏi đầu tiên khi triển khai một dự án là “Tại sao doanh nghiệp cần? Nhu cầu của doanh nghiệp là gì?”

Đầu tiên, Doanh nghiệp cần nhìn vào thực tế:

Cần quản lý gì?
Các vấn đề nào đang gây khó khăn cho việc quản lý ở hiện tại.
Các vấn đề nào đang gây trở ngại cho việc phát triển ở hiện tại.
Nhu cầu phát triển trong tương lai.
Ngân sách cho dự án.
Doanh nghiệp cần phải hiểu được những khó khăn cũng như nhu cầu để xác định sẽ lựa chọn hệ thống nào. Có cần thiết phải là ERP hay chỉ cần một phần mềm Kế Toán/ Quản Lý Bán Hàng/ Phân Phối/…

 

Ảnh: Đánh giá nhu cầu trong doanh nghiệp

2. Chuẩn Bị Nguồn Nhân Lực

Để triển khai hệ thống ERP, nguồn nhân lực – ở đây là con người – là cực kỳ quan trọng. Nguồn lực đang nói đến không chỉ trong bản thân doanh nghiệp mà còn là ở Nhà cung cấp dịch vụ triển khai ERP.

Về doanh nghiệp, cần chuẩn bị đội ngũ dự án:

Trưởng dự án: nên là vị trí chủ chốt, hiểu rõ về công ty, có thể ra quyết định, cũng như có thể điều người trong công ty khi cần thực hiện các công việc trong dự án. Trưởng dự án cần phải theo dõi sát sao kế hoạch dự án để đảm bảo đúng tiến độ. Hiện tại một số công ty cũng thuê thêm đối tác thứ ba để giúp quản lý dự án. Tuy nhiên người có khả năng ra quyết định phải là người của công ty.
Thành viên dự án: nên có những vị trí chủ chốt ở các vị trí để khi cần thì ra ý kiến/ quyết định. Các thành viên cần dành phần lớn thời gian cho dự án để đảm báo đúng tiến độ.

Ảnh: Chuẩn bị Nguồn Nhân Lực

Trình độ: đội ngũ dự án – bên cạnh kiến thức chuyên môn – cần có những kiến thức nhất định về hệ thống/ phần mềm/ tin học văn phòng/ kỹ năng giao tiếp để đáp ứng nhu cầu công việc. Trong trường hợp cần thiết, doanh nghiệp có thể cho nhân viên tham gia các khóa học về hệ thống, ERP,… để nhân viên thay đổi lối tư duy, để hiểu rằng ERP là một hệ thống liên kết, trao đổi, kế thừa thông tin giữa các phòng ban.
Không chỉ đội ngũ dự án mà cả Ban lãnh đạo có am hiểu về ERP sẽ giúp dự án đi nhanh, nếu chưa có am hiểu và có các suy nghĩ thông thoáng thì sẽ càng làm dự án trì trệ và kéo dài.
Cần hiểu rằng phần mềm ERP chỉ là 1 công cụ, nhà cung cấp giúp doanh nghiệp hiểu rõ về công cụ này, khi hiểu rõ thì việc vận hành công cụ đó theo hướng phù hợp nhất cho doanh nghiệp thì chỉ có doanh nghiệp mới biết được.
Bên cạnh đó, việc áp dụng ERP cũng không phải giúp doanh nghiệp vù một cái cải tiến, kiểm soát 100%, cần phải xem xét nguồn lực hiện tại trong doanh nghiệp thế nào để xác định cải tiến bao nhiêu là vừa sức, trong quá trình vận hành sau đó một thời gian sẽ tiếp tục cải tiến.
Đánh giá sự thay đổi nguồn nhân lực trong quá trình triển khai: nếu nguồn nhân lực không ổn định, dự án có thể sẽ kéo dài.

3. Lựa Chọn Nhà Cung Cấp

Một trong những bước đau đầu cho doanh nghiệp là lựa chọn Nhà cung cấp giải pháp ERP. Trên thị trường hiện tại có rất nhiều nhà cung cấp, cả trong nước và nước ngoài. Làm sao để lựa chọn được Nhà cung cấp phù hợp là cả một quá trình tìm hiểu, xem xét, đánh giá của doanh nghiệp.

Doanh nghiệp cần xác định Phạm Vi triển khai, Ngân Sách cho dự án. Sau đó chuẩn bị danh sách các yêu cầu của Doanh Nghiệp để gởi cho các Nhà cung cấp. Dựa vào kết quả phản hồi từ các Nhà cung cấp, doanh nghiệp xem xét đánh giá, đưa ra quyết định liên hệ với Nhà cung cấp nào để thực hiện giới thiệu giải pháp.

 

Doanh nghiệp nên chuẩn bị sẵn các kịch bản theo quy trình nghiệp vụ để gởi Nhà cung cấp và yêu cầu thực hiện mô phỏng trên phần mềm theo các kịch bản này. Xem xét mức độ đáp ứng của từng hệ thống.

Ngoài ra Doanh nghiệp cũng có thể thuê đơn vị Tư Vấn để tìm kiếm Nhà cung cấp hợp yêu cầu.

Hiện tại trên thì trường có nhiều Nhà cung cấp với các giải pháp cả trong nước và ngoài nước.

4. Xây Dựng Phạm Vi Dự Án

Doanh nghiệp sau khi tìm hiểu rõ nhu cầu thì cùng đã phần nào xác định được phạm vi công việc và ngân sách cho dự án. Tuy nhiên khi đã chọn được nhà cung cấp, doanh nghiệp cần xây dựng chi tiết cơ bản hơn cho các phần việc phải thực hiện, mục tiêu, và phương pháp đánh giá.

Xây dựng phạm vi công việc rất quan trọng. Nó ảnh hưởng tới tiến độ và kết quả dự án. Rất nhiều Doanh nghiệp không xác định rõ phạm vi công việc với nhà cung cấp dẫn tới phạm vi công việc phát sinh nhiều, tràn lan và không quản lý được. Điều đó dẫn tới dự án kéo dài và có thể thất bại.

5. Lập Kế Hoạch Và Theo Dõi Tiến Độ Dự Án

Dự án phải có kế hoạch và thời gian làm việc cụ thể cho từng giai đoạn. Vai trò của Trưởng dự án rất quan trọng trong việc lập kế hoạch, theo dõi tiến độ dự án, kịp thời đưa ra quyết định về quy trình nghiệp vụ, điều phối nguồn lực để đảm bảo dự án đúng tiến độ. Qua mỗi giai đoạn, cần có sự tổng kết để đánh giá mức độ hoàn thành cũng như xem xét thực hiện cho giai đoạn tiếp theo.

6. Chuẩn Bị Cơ Sở Hạ Tầng

Để triển khai hệ thống ERP, doanh nghiệp cần phải có cơ sở hạ tầng: máy chủ, máy tính, đường truyền,.. (nếu phần mềm dạng on-premise, nếu Cloud thì không cần nhưng phải quan tâm đường truyền và vấn đề bảo mật nhiều hơn). Từng hệ thống ERP sẽ có những yêu cầu tối thiểu về hạ tầng này. Doanh nghiệp cần hỏi rõ Nhà cung cấp để đánh giá được mức độ đầu tư cho phần hạ tầng hiện tại cũng như tương lai.

Tùy vào tình hình, Doanh nghiệp có thể đầu tư hệ thống máy chủ đặt tại văn phòng. Điều này giúp doanh nghiệp chủ động được trong việc duy trì và bảo trì hệ thống. Tuy nhiên Doanh nghiệp cần có nguồn lực phục vụ cho việc này. Doanh nghiệp cũng có thể thuê máy chủ từ các Nhà cung cấp máy chủ. Tuy nhiên cần tìm hiểu rõ Nhà cung cấp máy chủ để đảm bảo hệ thống được ổn định và luôn có dự phòng khi phát sinh vấn đề từ hệ thống của Nhà cung cấp. Doanh nghiệp nên có sự đánh giá để ra quyết định đầu tư hay thuê hệ thống máy chủ.

7. Chuẩn Bị Quy Trình, Dữ Liệu Và Các Báo Cáo/ Chứng Từ

Doanh nghiệp cần xây dựng bộ quy trình công việc cụ thể cho từng phòng ban, vai trò nhân viên trong từng phòng ban, mối liên kết công việc giữa từng phòng ban với nhau. ERP là một hệ thống thống nhất và kế thừa: đầu ra của một nghiệp vụ của phòng ban này sẽ là đầu vào ở một phòng ban khác.

Việc thống nhất quy trình có thể gặp nhiều tranh cãi giữa các phòng ban khi phải tổ chức lại dẫn đến công việc trước đó phòng này làm, cho quy trình tương lai thì phân công lại phòng khác làm. Hay việc áp dụng phần mềm ERP vào nhưng lại muốn áp dụng rập khuôn theo quy trình cũ.

Dữ liệu doanh nghiệp cần được chuẩn hóa khi chuyển lên hệ thống ERP. Đặc biệt đối với các bộ dữ liệu quan trọng như: Khách Hàng, Sản phẩm, Kho, Tồn Kho, Nhà Cung Cấp, Bộ định khoản kế toán,… Đồng thời các Báo cáo/ Chứng từ liên quan cần được chuẩn bị trước để sẵn sàng cung cấp cho Đơn vị triển khai. Việc chuẩn hóa quy trình, dữ liệu và chuẩn bị sẵn các báo cáo/ chứng từ sẽ góp phần giúp tiến độ dự án được đẩy nhanh.

Có không ít các dự án ERP bị trễ xuất phát từ bước chuẩn bị dữ liệu, đặc biệt nếu doanh nghiệp có triển khai phân hệ Quản lý sản xuất thì việc xác định Quy trình sản xuất (bao gồm các công đoạn sản xuất nào, định mức ra sao về giờ công máy móc, nhân công, …) là rất mất thời gian.

Ngoài ra, tùy đặc thù từng doanh nghiệp mà có thể bộ danh mục liên quan đến Sản phẩm, Nguyên liệu, Bao bì, Công cụ dụng cụ, … lên đến vài chục nghìn thì việc rà soát và chuẩn hóa cũng chiếm nhiều thời gian & nguồn lực.

Cho Quy trình và Chuyển đổi dữ liệu, vai trò của người có quyền quyết định là rất quan trọng, thường là Tổng giám đốc công ty. Có sự quyết tâm, quyết đoán thì mới vượt qua được bước này, để dự án không bị kéo dài.

Tất nhiên còn có nhiều vấn đề nữa cần phải chuẩn bị trước khi xác định triển khai 1 hệ thống ERP, bên trên chỉ là một số kinh nghiệm chia sẻ.

Bài viết tham khảo: Các Nguyên Nhân Thất Bại Của Dự Án ERP

Liên hệ ngay  để nhận được tư vấn, chia sẻ thực tế nhiều hơn…

Chúng tôi có thể giúp doanh nghiệp bạn:

– Xác định nhu cầu của doanh nghiệp và đưa ra phạm vi.

– Hỗ trợ trong việc lựa chọn Nhà cung cấp triển khai.

– Hỗ trợ trong công tác Quản lý dự án thay cho doanh nghiệp của bạn.

– Hỗ trợ tư vấn các bước chuẩn bị.

3S Tham Gia Triển Lãm Quốc tế Bình Dương VIMF 2023
Các Nguyên Nhân Thất Bại Của Dự Án ERP

Leave A Comment