Khi trình bày một đề xuất chuyển đổi số, rất nhiều người tập trung vào nội dung giải pháp, nhưng lại quên mất một yếu tố quan trọng không kém: ngôn từ. Lãnh đạo là người phải đưa ra quyết định trong điều kiện nhiều áp lực nên họ không chỉ lắng nghe điều bạn nói, mà còn “cảm” xem bạn đang trình bày như một người cộng tác hay đang áp đặt quan điểm. Do đó, chỉ cần một vài cụm từ vô ý, bạn hoàn toàn có thể khiến người nghe từ chỗ tò mò chuyển sang phòng thủ, thậm chí gạt bỏ đề xuất chỉ vì cách diễn đạt.
Dưới đây là 4 cụm từ điển hình bạn nên tránh khi trình bày giải pháp với lãnh đạo kèm theo cách diễn đạt hiệu quả hơn.
1. “Không được…”
Cụm từ này dễ khiến người nghe cảm thấy đang bị áp đặt hoặc bị bác bỏ quan điểm. Trong bối cảnh doanh nghiệp, đặc biệt là khi đối thoại với cấp quản lý, cách nói mang tính cấm đoán như trên thường tạo cảm giác đối đầu. Lãnh đạo có thể hiểu rằng bạn đang phủ định hoàn toàn thay vì đánh giá nó một cách trung lập và mang tính xây dựng.
Thay vì cấm đoán, bạn có thể diễn đạt bằng cụm “Để tránh rủi ro, ta nên…”. Cách nói này hướng sự chú ý của người nghe về phía giải pháp và lý do hợp lý đằng sau nó. Không còn cảm giác bị chỉ trích, lãnh đạo sẽ thấy bạn đang đề xuất một lựa chọn có cơ sở, thể hiện sự thấu hiểu các rủi ro vận hành – điều họ đặc biệt quan tâm khi ra quyết định.
2. “Phải làm…”
Nghe giống như một mệnh lệnh, cụm “Phải làm” thường khiến người nghe cảm thấy bị thúc ép phải đồng thuận bất kể họ đã hiểu rõ giải pháp hay chưa. Điều này đặc biệt nguy hiểm trong môi trường doanh nghiệp, nơi mỗi quyết định đều cần được cân nhắc từ nhiều khía cạnh như chiến lược, nhân sự, chi phí và rủi ro.
Chuyển sang cụm “Chúng tôi đề xuất…” sẽ tạo cảm giác cộng tác, thể hiện rằng bạn đang đưa ra một phương án có cân nhắc để lãnh đạo tham khảo và quyết định. Từ “đề xuất” mang hàm ý chia sẻ và xây dựng giúp khơi mở trao đổi, thay vì tạo cảm giác bị ép buộc. Vì vậy, nó cũng khiến người nghe tin rằng bạn hiểu rõ vị trí ra quyết định là của họ, chứ không phải bạn.
3. “Loại bỏ hoàn toàn…”
Nhiều người sử dụng cụm này với ý định nhấn mạnh tính triệt để và dứt khoát của giải pháp, nhưng lại vô tình tạo cảm giác phủ nhận tất cả những nỗ lực trước đó. Đặc biệt, nếu hệ thống và quy trình cũ do chính lãnh đạo hoặc đội ngũ hiện tại xây dựng, họ sẽ có xu hướng phản ứng tiêu cực.
Thay vì vậy, hãy dùng cụm “Từng bước điều chỉnh…”. Cách nói này vẫn thể hiện định hướng thay đổi rõ ràng, nhưng nhẹ nhàng và mang tính cải tiến hơn là thay thế. Lãnh đạo sẽ dễ tiếp nhận vì bạn đang khéo léo tiếp nối nền tảng có sẵn, đồng thời mở ra hướng tối ưu hóa chứ không phủ định công sức trước đây.
4. “Tôi đoán…”
Khi bạn nói “Tôi đoán”, người nghe sẽ ngay lập tức nghi ngờ độ tin cậy của thông tin phía sau. Dù bạn có ý tốt hoặc suy đoán dựa trên kinh nghiệm, nhưng cách nói này làm giảm mạnh uy tín, nhất là trong môi trường doanh nghiệp, nơi mọi đề xuất đều cần được xây dựng từ dữ liệu và phân tích.
Bạn có thể thay thế bằng “Dựa trên dữ liệu từ…”, một cách mở đầu thể hiện rõ ràng nhận định của bạn có căn cứ. Điều này không chỉ tăng tính chuyên nghiệp trong giao tiếp, mà còn giúp người nghe yên tâm rằng đề xuất được xây dựng trên quan sát thực tế, số liệu hoặc phản hồi cụ thể chứ không phải cảm tính cá nhân.
Khi trình bày giải pháp, nội dung đúng là chưa đủ, bạn còn cần chọn đúng cách nói. Ngôn từ là một phần của chiến lược, không chỉ để giải thích vấn đề mà còn để tạo niềm tin. Những cụm từ tuy nhỏ, nhưng nếu dùng không khéo, có thể làm chệch hướng toàn bộ thông điệp. Vậy nên trước khi thuyết phục được người khác thay đổi, hãy chắc rằng cách bạn nói đã cho thấy bạn hiểu và tôn trọng người nghe.
3S Software Co., Ltd.
Công ty 3S đang là đối tác hàng đầu và lâu năm nhất tại Việt Nam của Công ty Phần mềm Epicor (Mỹ) từ năm 2004, một trong 5 Nhà cung cấp giải pháp phần mềm Quản lý doanh nghiệp lớn nhất trên toàn cầu. 3S không chỉ mang đến một phần mềm hay một chương trình cho khách hàng, mà mang đến một giải pháp quản lý tổng thể, linh hoạt phù hợp với quy mô của từng doanh nghiệp. Cùng với việc tuân thủ Phương pháp luận triển khai dự án Epicor Signature sẽ giúp doanh nghiệp tăng hiệu quả sản xuất và cải thiện lợi nhuận với mức chi phí rất hợp lý. 3S tin rằng sẽ luôn mang đến sự hài lòng nhất cho các Khách hàng.
5 giải pháp chính của 3S bao gồm:
Epicor ERP – Giải pháp hoạch định nguồn lực doanh nghiệp
Epicor MES – Giải pháp điều hành thực thi sản xuất
Giải pháp BPM XSOL – Giải pháp mô hình hóa hoạt động trong doanh nghiệp
Giải pháp ECM DOCSTAR – Giải pháp phần mềm quản lý nội dung số
Giải pháp Epicor CADLINK – Giải pháp cho phép chuyển các thông tin từ bản vẽ CAD như AutoCAD, Solidworks đến Epicor ERP
Nguồn đọc thêm: RADWELL TÁI CẤU TRÚC HỆ THỐNG ĐỂ BỨT PHÁ
