Flow-Rite thiết kế, sản xuất và kinh doanh các thiết bị điều khiển chất lỏng dùng cho ắc quy axit chì, thuyền câu giải trí và phòng thí nghiệm. Công ty hiện có khoảng 130 nhân viên, đặt trụ sở tại Michigan (Mỹ), nhưng sản phẩm được phân phối trên toàn quốc và quốc tế.
Cảnh quan công ty Flow-Rite Controls. Nguồn: Flow-Rite Controls
Flow-Rite đã tích cực tìm kiếm một phần mềm lập kế hoạch ngân sách có thể kết nối với hệ thống Epicor Kinetic ERP của họ, đồng thời giúp nâng cấp cách thức làm việc với báo cáo và ngân sách. Họ cần một giải pháp có thể giúp thoát khỏi cách làm việc thủ công trên bảng tính Excel, chuyển sang quy trình có cấu trúc, dễ quản lý hơn, để giải quyết các điểm đau hiện tại.
Điều quan trọng nhất với Flow-Rite là tìm được một giải pháp lập kế hoạch ngân sách kết nối trực tiếp với hệ thống ERP, cung cấp các kết quả chính xác, theo thời gian thực, giúp họ nắm rõ tình hình kinh doanh.
Thách thức
Temwani Mtonga, kế toán viên tại Flow-Rite, mô tả thách thức như sau:
“Chúng tôi lập ngân sách hoàn toàn trên Excel. Đây là một quy trình tốn công và phức tạp. Việc phối hợp giữa các Phó Chủ tịch để lấy dữ liệu đầu vào mất rất nhiều công sức. Việc rà soát ngân sách hàng tháng cũng là một gánh nặng. Mỗi tháng tôi đều phải trực tiếp vào hệ thống Epicor để trích xuất dữ liệu, cập nhật ngân sách và số liệu thực tế, rồi so sánh thủ công.
Không ai trong bộ phận tài chính thích dùng Excel cho tất cả những việc này. Chúng tôi muốn đơn giản hóa việc tạo báo cáo ngân sách, muốn có khả năng truy cập ngân sách bất cứ lúc nào trong hệ thống.
Chúng tôi cần tính khả dụng và khả năng quan sát dữ liệu cao hơn, đồng thời muốn giới hạn phạm vi thông tin hiển thị để đảm bảo nhân viên chỉ xem những con số họ được phép xem.”
Temwani nhớ lại cách họ biết đến Epicor Financial Planning and Analysis (Epicor FP&A):
“Chúng tôi lần đầu nhìn thấy Epicor FP&A tại sự kiện Epicor Insights. Đội ngũ Epicor đã rất nhiệt tình demo phần mềm này cho chúng tôi, và sếp tôi cực kỳ ấn tượng với những gì bà ấy thấy. Bà ấy thấy được mọi khả năng tiềm năng. Bà đặc biệt thích quy trình làm việc lập ngân sách, thích biểu đồ trực quan. Chúng tôi cũng xem xét các lựa chọn khác như Prophix, Power BI và một giải pháp nội bộ khác của Epicor. Nhưng dựa trên những gì chúng tôi thấy tại Insights, chúng tôi biết rằng Epicor FP&A rất phù hợp với nhu cầu.”
Triển khai
“Từ khi quyết định chọn Epicor FP&A đến khi hệ thống vận hành chính thức, quá trình này mất khoảng 2,5 tháng. Chúng tôi đặt ra một mốc thời gian rất gấp rút, nhưng việc thiết lập hệ thống tài khoản kế toán (Chart of Accounts) trong ERP là phần tốn nhiều thời gian nhất.”
Triển khai có nhiều thử thách, nhưng nhìn chung trải nghiệm là tích cực. Temwani cho biết:
“Chúng tôi được báo giá 55 giờ để cài đặt Epicor FP&A, nhưng chỉ sử dụng 47 giờ. Vẫn còn dư 8 giờ.”
Theo Temwani, đội ngũ Epicor FP&A rất phản hồi nhanh:
“Mỗi khi chúng tôi cần hỗ trợ hoặc có câu hỏi, họ luôn phản hồi và xử lý trong vòng 24 giờ. Về quá trình triển khai, tôi cảm thấy khóa đào tạo mà chúng tôi nhận được là đủ. Chúng tôi chỉ cần thời gian làm quen hệ thống. Có lẽ việc này dễ dàng hơn nếu chúng tôi từng có kinh nghiệm với các hệ thống tương tự, nhưng vì chúng tôi chỉ quen làm việc trên Excel, nên cần thời gian để thay đổi cách điều hướng.”
“Sau khi hoàn tất thiết lập trong Epicor FP&A, việc tạo ngân sách chỉ mất vài giờ. Chỉ cần lấy mẫu, đổi năm là xong. Từ 3 ngày làm việc thủ công trên Excel giảm xuống chỉ vài giờ trên Epicor FP&A – đó là cách tôi định lượng lợi ích.”
Nhìn lại sau triển khai, nhóm Flow-Rite chia sẻ:
“Chúng tôi sẽ có lợi hơn nếu ban đầu có tài liệu rõ ràng về cách thiết lập Chart of Accounts (COA) trước khi triển khai FP&A. Chúng tôi đã cài đặt ERP từ nhiều năm trước khi mua FP&A, nhưng nhìn lại, lẽ ra nên biết điều này sớm. Việc đồng bộ hệ thống ERP với cách FP&A xử lý dữ liệu khá khó khăn.
Ví dụ, có những khoản có mã phòng ban, có khoản thì không. Sự nhất quán này lẽ ra phải được đảm bảo. Chúng tôi phải làm nhiều thao tác bổ sung để dữ liệu hoạt động liền mạch. Việc này buộc chúng tôi xem xét lại và tổ chức lại COA để phù hợp với hệ thống báo cáo của công ty và chuẩn kế toán US GAAP.”
Trải nghiệm ban đầu với Epicor FP&A
Flow-Rite triển khai FP&A chính thức vào tháng 12/2021. Đã hơn 2 năm kể từ khi họ rời bỏ Excel. Họ đã lập ngân sách cho năm 2022 hoàn toàn trên Epicor FP&A.
Hiện Flow-Rite sử dụng FP&A để lập ngân sách và đang chuyển sang dùng cho báo cáo. Họ thích giao diện web của FP&A, nhưng cũng muốn quen dần với giao diện Excel trong tương lai.
Có 8 người đang dùng FP&A thường xuyên tại Flow-Rite. Temwani nói:
“Báo cáo theo yêu cầu giờ dễ dàng hơn nhiều. Nếu tôi cần tìm một bút toán, việc này nhanh và đơn giản hơn rất nhiều trong FP&A. Thông tin giao dịch được tổ chức rõ ràng hơn, dễ tra cứu hơn. Trước đây trong ERP phải qua nhiều bước. Từ khi dùng FP&A, không ai còn phải làm phiền tôi xin báo cáo nữa, họ tự làm được hết. Giờ tôi có thời gian tập trung làm việc khác và yên tâm rằng mọi người tự chỉnh ngân sách, tôi không phải làm giúp họ.”
Về hiệu quả:
“Sau khi thiết lập FP&A, việc tạo ngân sách chỉ mất vài giờ. Trong khi đó trên Excel, chỉ việc chuẩn bị mẫu ngân sách đã mất 16 giờ làm việc tập trung, hoàn thiện mất thêm 8 giờ nữa – và không phải lúc nào tôi cũng làm việc liên tục được vì còn nhiều việc khác. Tóm lại, từ 3 ngày làm thủ công trên Excel rút xuống chỉ vài giờ với FP&A.”
Đánh giá từ đội ngũ tài chính
“Đội ngũ tài chính rất thích, không ai thích Excel trước đây cả. Giờ mọi người có thể đào sâu dữ liệu, tự phân tích và điều tra số liệu. Không ai phải nhờ tôi tìm chi tiết nữa. FP&A mang lại tính độc lập cho nhân viên tài chính.
Với bất kỳ giải pháp nào, bạn cần thời gian làm quen và chấp nhận cách điều hướng riêng của nó, đặc biệt nếu chưa từng dùng các hệ thống tương tự trước đây.”
Lời khuyên
Temwani đánh giá Epicor FP&A là một bước nâng cấp lớn cho quy trình lập ngân sách:
“Tôi khuyên dùng Epicor FP&A cho cả báo cáo và lập ngân sách. Nó mang lại tính độc lập, minh bạch và khả năng quản lý toàn bộ quy trình hiệu quả hơn. Đây là hướng đi đúng.”
“Về mức độ giải quyết điểm đau, nếu 1 là thấp nhất và 10 là cao nhất, tôi chấm 8 điểm. Vì chúng tôi mới bắt đầu, nhưng tôi tin có thể đạt 10. Về trải nghiệm triển khai, tôi cũng chấm 8 điểm. Nguyên nhân chính là hệ thống ERP của chúng tôi kéo dài thời gian triển khai FP&A, chứ không phải do FP&A. Chúng tôi cần làm trước một số việc nhưng không được biết trước.”
“Giao diện web rất thân thiện, không cần gắn chặt với ERP. Trong trường hợp của chúng tôi, tôi có thể truy cập dữ liệu ngay cả khi đi công tác hoặc ở sân bay. Điều đó thật tuyệt.”
3S Software Co., Ltd.
Công ty 3S đang là đối tác hàng đầu và lâu năm nhất tại Việt Nam của Công ty Phần mềm Epicor (Mỹ) từ năm 2004, một trong 5 Nhà cung cấp giải pháp phần mềm Quản lý doanh nghiệp lớn nhất trên toàn cầu. 3S không chỉ mang đến một phần mềm hay một chương trình cho khách hàng, mà mang đến một giải pháp quản lý tổng thể, linh hoạt phù hợp với quy mô của từng doanh nghiệp. Cùng với việc tuân thủ Phương pháp luận triển khai dự án Epicor Signature sẽ giúp doanh nghiệp tăng hiệu quả sản xuất và cải thiện lợi nhuận với mức chi phí rất hợp lý. 3S tin rằng sẽ luôn mang đến sự hài lòng nhất cho các Khách hàng.
5 giải pháp chính của 3S bao gồm:
Epicor ERP – Giải pháp hoạch định nguồn lực doanh nghiệp
Epicor MES – Giải pháp điều hành thực thi sản xuất
Giải pháp BPM XSOL – Giải pháp mô hình hóa hoạt động trong doanh nghiệp
Giải pháp ECM DOCSTAR – Giải pháp phần mềm quản lý nội dung số
Giải pháp Epicor CADLINK – Giải pháp cho phép chuyển các thông tin từ bản vẽ CAD như AutoCAD, Solidworks đến Epicor ERP
Nguồn đọc thêm: A.Y. MCDONALD: TĂNG TRƯỞNG NHỜ EPICOR KINETIC & MES
