Thiết kế táo bạo
Gần 10 năm tuổi, New Hudson Facades (NHF) đã hoàn thành các dự án ấn tượng cho ba trong số năm tòa nhà thuộc dự án Hudson Yards tham vọng tại thành phố New York, cũng như cho Bệnh viện Nhi Philadelphia, khu căn hộ One Hill South tại Washington DC và một tòa tháp văn phòng cao 770 feet nằm giữa một con sông, một cây cầu và một con đường bốn làn xe tấp nập ở Chicago. Ngoài ra, công ty thiết kế, kỹ thuật, sản xuất và lắp đặt một triệu feet vuông hệ thống tường kính tùy chỉnh mỗi năm.
Đội ngũ đa ngành, đam mê của NHF tự hào với khát vọng không ngừng phát triển, cải thiện và học hỏi, cùng với thành tích đáng nể trong việc biến những ý tưởng tưởng chừng không thể thành hiện thực một cách dễ dàng. Cam kết đổi mới này cũng thể hiện rõ trong cách công ty tận dụng công nghệ.
Hình ảnh minh họa. Nguồn: New Hudson Facades.
Eric Soring, Quản lý Dự án CNTT, Hệ thống Kinh doanh & Kiến trúc Thông tin tại NHF, chia sẻ:
“Khi bắt đầu xem xét cách chúng tôi tích hợp với chuỗi cung ứng và quản lý quy trình mua sắm, mọi thứ vẫn dựa vào email, file PDF và bảng tính Excel. Chúng tôi đã trình bày với ban lãnh đạo về việc áp dụng một nền tảng tinh vi hơn để cộng tác với chuỗi cung ứng. Và đó chính là lúc Epicor xuất hiện.”
Tham vọng lớn
NHF đã triển khai Epicor Kinetic trên nền tảng đám mây để quản lý hoạt động sản xuất. Là một trong những công ty đầu tiên áp dụng Epicor Supplier Portal, NHF đã hợp tác với đội Epicor EDI để xây dựng khả năng tích hợp tốt hơn với cổng này. Với những yêu cầu cụ thể, Soring và chuyên viên phân tích kinh doanh Mark Sokalski đã bắt tay vào hành động.
Sokalski giải thích:
“Trong quá trình nghiên cứu tích hợp chuỗi cung ứng trong Epicor Kinetic, chúng tôi nhận ra rằng nhu cầu của mình vượt quá khả năng hiện có của Epicor. Chúng tôi đã làm việc chặt chẽ với đội EDI của Epicor trong một nỗ lực phát triển căng thẳng để thiết kế và xây dựng nhiều tùy chỉnh.”
Cuối cùng, phản hồi của NHF đã định hình tầm nhìn của đội phát triển Epicor EDI và tạo ra bản thiết kế cho phiên bản Epicor Kinetic tiếp theo, bao gồm cải tiến cả Epicor ERP và Epicor EDI.
Thiết kế cho tốc độ và độ chính xác
Trước khi triển khai Supplier Portal, việc quản lý nhà cung cấp của NHF là một hoạt động thủ công trên giấy, nên bảo mật, hiệu quả và năng suất là những động lực chính để thay đổi.
Với Supplier Portal mới, thay vì gửi đơn đặt hàng (PO) qua email, PO được phát hành ngay lập tức. Trong vài phút, NHF nhận được xác nhận đã giao, sau đó nhà cung cấp phản hồi đồng ý hoặc từ chối đơn hàng. “Mọi thứ đều được đóng dấu ngày và giờ, mọi người — từ người mua, nhân viên mua hàng đến nhà cung cấp — đều nắm được tình trạng,” Soring chia sẻ. Portal cũng ngăn nhà cung cấp thực hiện giao dịch trước khi PO được chấp nhận. Khi nhà cung cấp sẵn sàng xuất hóa đơn, thay vì gửi nhiều định dạng khác nhau như PDF, Word, hay hình ảnh, một chức năng tự động sẽ gửi hóa đơn, giúp NHF dự đoán và thanh toán nhanh hơn.
“Chúng tôi đã thêm các trường dữ liệu mới và quy trình mới để quản lý dữ liệu đó,” Sokalski nói. “Điều này mang lại cho chúng tôi thông tin rõ ràng, minh bạch về toàn bộ quy trình, thậm chí cung cấp thông tin vận chuyển chính xác và sớm hơn nhiều.”
Sokalski nhận định:
“Epicor thực sự đã làm gọn gàng quy trình nhập kho và lập hóa đơn, giúp mọi thứ hiệu quả hơn nhiều.”
Trước đây, dữ liệu vận chuyển thường có nhiều lỗi vì nhà cung cấp giao hàng dựa trên phiếu đóng gói chứ không dựa vào nội dung PO. Với Epicor, thông tin vận chuyển được lấy trực tiếp từ PO và NHF nhận được thông tin ngay khi hàng được vận chuyển. “Chúng tôi cũng đã bổ sung khả năng nhận dữ liệu như một bản ‘pre-receipt’ để chuẩn bị cho hàng về. Khi hàng tới kho, chúng tôi chỉ cần quét mã vạch và xác minh,” Soring nói. Kết quả là vấn đề nhập kho gần như được loại bỏ, và nếu có sai lệch, cảnh báo giúp đội xử lý ngay lập tức.
“Dù mới chỉ có sáu nhà cung cấp được tích hợp, chúng tôi đã thấy sự cải thiện đáng kể về chất lượng thông tin từ phía nhà cung cấp, và quy trình nhập hàng trở nên cực kỳ đơn giản. Chúng tôi đã loại bỏ hoàn toàn việc nhập dữ liệu thủ công, đồng nghĩa loại bỏ lỗi nhập liệu,” Sokalski bổ sung.
NHF cũng đạt được giảm 95% lỗi hóa đơn nhờ cải thiện chất lượng dữ liệu với Epicor. Soring chia sẻ:
“Chúng tôi có thể bị mắc kẹt với hàng trăm nghìn đô la vật tư vì các vấn đề liên quan đến nhập hàng hoặc hóa đơn. Điều đó gần như đã biến mất.”
Lợi ích cho nhà cung cấp
Sự thay đổi thường khó khăn, và nhà cung cấp cũng không ngoại lệ. “Một số nhà cung cấp ban đầu e ngại việc sử dụng thêm một công cụ mới, nhưng khi họ nhận ra rằng sẽ được thanh toán nhanh hơn nhờ dữ liệu chính xác, họ thay đổi rất nhanh,” Sokalski nói.
Việc tích hợp diễn ra suôn sẻ và nhận được phản hồi tích cực.
NHF còn hỗ trợ nhà cung cấp bằng cách thanh toán phí sử dụng portal. “Chúng tôi hiểu rằng khi tận dụng công nghệ để nâng cao hoạt động, cả chúng tôi và nhà cung cấp đều được hưởng lợi,” Soring nhấn mạnh.
Dữ liệu để phát triển
NHF tận dụng dữ liệu chất lượng mà họ đang thu thập để xây dựng dashboard phân tích giá trị. Ví dụ, khi NHF phát hành PO, họ kỳ vọng nhà cung cấp xác nhận trong vòng ba ngày làm việc. Các dashboard giúp theo dõi PO chưa được xác nhận hoặc cảnh báo PO chưa được giao.
“Thông tin nhập hàng cũng giúp chuẩn bị trước khi linh kiện đến và xác định những PO đang chờ nhận. Tất cả dữ liệu này nâng cao khả năng phân tích để lập kế hoạch tốt hơn và tránh rủi ro,” Sokalski chia sẻ.
Kết quả đáng kể
Portal đã cải thiện năng suất mạnh mẽ. Trước đây, chuẩn bị email gửi PO tốn khá nhiều thời gian. Với portal, PO được gửi ngay lập tức, tiết kiệm 15–20 phút cho mỗi PO.
“Có sự tiết kiệm lớn về xử lý nhập hàng và hóa đơn, vì chúng tôi không còn nhập dữ liệu thủ công. Chỉ cần quét mã vạch và tất cả thông tin đã có sẵn,” Soring nói. “Không cần nhập liệu cho hóa đơn, rõ ràng tiết kiệm thời gian. Nhưng khi xét về chất lượng thông tin, có những khoản tiết kiệm hữu hình nhờ vận hành chuỗi cung ứng theo cách này.”
“Trong các gói thầu, việc nhấn mạnh rằng chúng tôi có giải pháp chuỗi cung ứng tích hợp là một điểm cộng lớn. Điều đó giúp chúng tôi có lợi thế khi chứng minh rằng mình đang sử dụng công nghệ để phát triển doanh nghiệp,” Soring bổ sung.
Hướng đi tiếp theo
NHF có kế hoạch hợp tác chặt chẽ hơn với Epicor, tự động hóa tối đa nhập liệu. Các mục tiêu bao gồm:
- Tự động hóa quy trình ghi nợ/ghi có.
- Tích hợp thông số kỹ thuật kỹ thuật vào quá trình gửi PO.
- Thêm khả năng RFID để quét xe giao hàng.
- Tự động hóa và tối ưu quy trình kế toán phải trả (AP).
Soring kết luận:
“Khi xây dựng bản kế hoạch kinh doanh ban đầu, chúng tôi đã dự đoán được giá trị của giải pháp này. Giờ đây, dữ liệu đang chứng minh điều đó và thúc đẩy chúng tôi tiến xa hơn.”
3S Software Co., Ltd.
Công ty 3S đang là đối tác hàng đầu và lâu năm nhất tại Việt Nam của Công ty Phần mềm Epicor (Mỹ) từ năm 2004, một trong 5 Nhà cung cấp giải pháp phần mềm Quản lý doanh nghiệp lớn nhất trên toàn cầu. 3S không chỉ mang đến một phần mềm hay một chương trình cho khách hàng, mà mang đến một giải pháp quản lý tổng thể, linh hoạt phù hợp với quy mô của từng doanh nghiệp. Cùng với việc tuân thủ Phương pháp luận triển khai dự án Epicor Signature sẽ giúp doanh nghiệp tăng hiệu quả sản xuất và cải thiện lợi nhuận với mức chi phí rất hợp lý. 3S tin rằng sẽ luôn mang đến sự hài lòng nhất cho các Khách hàng.
5 giải pháp chính của 3S bao gồm:
Epicor ERP – Giải pháp hoạch định nguồn lực doanh nghiệp
Epicor MES – Giải pháp điều hành thực thi sản xuất
Giải pháp BPM XSOL – Giải pháp mô hình hóa hoạt động trong doanh nghiệp
Giải pháp ECM DOCSTAR – Giải pháp phần mềm quản lý nội dung số
Giải pháp Epicor CADLINK – Giải pháp cho phép chuyển các thông tin từ bản vẽ CAD như AutoCAD, Solidworks đến Epicor ERP
Nguồn đọc thêm: TỪ EXCEL ĐẾN EPICOR FP&A: BƯỚC TIẾN MỚI CỦA FLOW-RITE
